ניהול זמן - הנוסחא למשכורת שמנה יותר!
צפיות: 1519 \\ מילים: 1218 \\ פורסם בתאריך: 29.12.15
מכירים את ההרגשה שעובר לו השבוע ואתם מרגישים שלא הספקתם כל מה שתיכננתם? הנכס היקר ביותר שאתם חייבים לטפח הוא המוח שלכם, אם תעשו זאת, תוכלו לטפח את הנכס השני הכי יקר שלכם והוא הזמן שלכם. אין שום דבר בעולם שערכו שווה יותר מהזמן שלכם, אם תדעו לנהל את הזמן שלכם בצורה נכונה – תוכלו להשיג את המטרות שלכם בצורה מהירה יותר. לפני כמה חודשים נגלתי למספר שיטות של האנשים הכי מוצלחים בעולם וריכזתי אותם בצורה כזאת, שכל אחד יוכל לעשות זאת ולראות תוצאות מיידיות. זכרו כי: ניהול זמן טוב יותר, משמע משכורת גבוהה יותר.

תנהלו יומן מעקב

בכדי לדעת לנהל את הזמן שלכם בצורה הטובה ביותר, אתם צריכים לבדוק איך אתם כרגע מנהלים אותו. תתחילו עכשיו – לרשום את כל מה שאתם עושים במהלך היום וכמה זמן זה לוקח לכם, מעצם פעולה זאת, אתם תבחינו בהמון דברים קטנים שהם מאוד לא אפקטיביים להתקדמותכם, אני קורא לדברים האלה . תוכלו להפחית בהדרגה את הדברים שלא מקדמים אותכם ולהתחיל להתרכז יותר בעבודה שלכם.

אז איך עושים את זה? זה פשוט. באיזורים שבהם אתם רוצים להשתפר מבחינת ניהול זמן, התחילו לתעד כל מה שעשיתם מרגע תחילת הפעילות ועד סיומה. אני ממליץ להשתמש בשעון-יד ובמחברת שתלך איתכם לכל מקום – בכדי לעקוב אחר הדברים שעשיתם. אתם יכולים לתעד את פעילותכם במשך יום שלם או רק בפעילות מסויימת. אני אישית מעדיף לתעד ליום שלם. בסוף היום, אני מסווג את כל הדברים שעשיתי לקטגוריות: (סה"כ עבודה בכתיבת מאמרים, לימודים, גלישה ברשתות חברתיות, מקלחת, אוכל, טלפון, קריאת ספר, מדיטציה, ועוד). לאחר מכן, בסוף השבוע אני רואה כמה שעות השקעתי סה"כ בכל אחת מהפעילויות האלה.

אתם תופתעו בכמות הזמן הנמוכה שאתם משקיעים במהלך היום על עבודתכם. מחקרים מראים כי האדם הממוצע משקיע כשעתיים ביום באמת על עבודתו, שאר זמנו מבוזבז על שיחות לא נחוצות עם אנשים אחרים, רשתות חברתיות, אכילה, הפסקות מיותרות, ועוד. אתם תראו כי העבודה הממוצעת של אדם מתחילה בסביבות 10:00-11:00 בבוקר ומתחילה להדרדר כבר החל מ 14:30-15:00 בצהריים.

תחקור את תוצאותיך

בסוף השבוע, אחרי שכל הנתונים פרושים בפניכם. תוכלו לראות איפה אתם צריכים לתת פחות תשומת לב כדי שהעבודה הפרודקטיבית שלכם תעלה בצורה ישירה. בשבוע הראשון שניהלתי יומן מעקב, התגלתי שמסה"כ 56 שעות שבועיות של עבודה, אני משקיע בין 21-28 שעות עבודה. כלומר כ 3-4 שעות כל יום מתוך 8 שעות עבודה. זה אולי פעמיים יותר מהעובד הממוצע, אך זה לא באמת מספיק לזמן שהקצבתי לעצמי. ראיתי שעשיתי כל כך הרבה שטויות, ישבתי עם חברים במשך יותר מחצי שעה על כוס קפה, לקחתי המון הפסקות מיותרות, אכלתי במשך שעה ארוחת צהריים – מי קבע שחייב לקחת הפסקה של שעה לארוחת צהריים? תוכלו להכין את האוכל ולקחת אותו לשולחן העבודה שלכם, או לחילופין לאכול בזריזות, לרחוץ פנים ולחזור לעבודה.

חשב את יחס היעילות שלך

זה מדהים, אני נמצא בשולחן העבודה שלי במשך 8 שעות כל יום ומצליח להשקיע לא יותר מ 3-4 שעות יומיות, התחלתי לשאול את עצמי כל מיני שאלות: למה זה ככה? איך אוכל לשפר זאת? האם כדאי לי לעבוד יותר בשביל להספיק יותר? אז כמובן שהתשובות הגיעו מאוד מהר, כי ידעתי לשאול שאלות איכותיות. וקיבלתי עליהן תשובות איכותיות. אתם תתחילו להסיר הכי פחות חשובים לסוף ותצליחו באופן הדרגתי להתרכז יותר בדברים שהם בעדיפות עליונה אצלכם. לי אישית, אני מתרכז בעדיפויות העליונות שלי אחרי מדיטציית בוקר של עשר-עשרים דקות וארוחת בוקר עם כוס קפה שלוקחים לי עוד עשר דקות. מאותו רגע, אני מגדיר לעצמי מטרות פרודקטיביות עד לארוחת הצהריים ורושם ביומן, לדוגמא – ללמוד שלוש שעות. כמובן שאני עוקב שבשלוש שעות האלה אני מנסה להגיע לשלוש שעות של למידה, בפועל זה לא יעיל בשבילי, אני מצליח לשמור על ריכוז מלא באמצעות הפסקות. לדוגמא, חמישים דקות של למידה ועשר דקות של הפסקה. בצורה זו, אני מצליח לשמור על שעתיים וחצי של למידה מתוך שלוש שעות שהקצבתי לעצמי – שמבחינתי זה אידיאלי כדי לשמור על ריכוז מלא לאורך הזמן המוקצב.

יחס היעילות שלכם מחושב בצורה הבאה: הזמן שאתם באמת עובדים חלקי הזמן שהקצבתם לעצמכם, כפול מאה. לדוגמא, אם הקצבתי לעצמי שלוש שעות ללמידה, אך בפועל,  אני לומד שעתיים וחצי. אז יחס היעילות שלי הוא 2.5 חלקי 3 כפול 100 = 83%. כלל אצבע: יחס יעילות שגבוה מ 75% הוא יחס מצויין לשים כמטרה. כמובן שאם הינכם יכולים לעלות את יחס היעילות כמו במקרה שלי, עשו זאת. אך, בתנאי שאתם תצליחו לשמור על ריכוז מלא במהלך העבודה. בנוסף, זכרו כי אם יחס היעילות ההתחלתי שלכם עומד על 50% – אל תנסו לקפוץ ישר ל 75%, התחילו לעלות אותו בהדרגה כדי לתת לגוף שלכם להתרגל. הקשיבו לגוף שלכם, עשו את השינויים בצורה שתתאים להתקדמות הדרגתית. אתם בטח שואלים, איך עושים זאת? אז…

השיטה האולטימטיבית להגדיל את יחס היעילות שלכם

השיטה היא מאוד פשוטה – הקטינו את כמות השעות שהקצבתם לעצמכם לעבודה שלכם. לדוגמא, אתם מקציבים לעצמכם שמונה שעות כל יום בשביל עבודה ומספיקים רק שלוש שעות. שנו את הגישה שלכם, תקטינו את כמות העבודה שלכם ל ארבע שעות ותראו שהמוח שלכם יתחיל להגיב בצורה אחרת. המוח יתחיל להבין, שיש פחות שעות לסיום העבודה. הוא יתחיל לנצל משאבים שונים לריכוז מלא בעבודה במשך הארבע שעות הקרובות. השינוי שנוצר במקרה שלי הוא על כל חמישים דקות נחתי בדיוק 10 דקות, ככה שתוך שלוש שעות הספקתי עבודה של שעתיים וחצי. ואז עבדתי עוד חצי שעה כדי להסגור מעגל של שלוש וחצי שעות. התוצאה היא: עבודה של שלוש שעות מתוך שלוש וחצי שעות שהקצבתי לעצמי מול שלוש שעות של עבודה של שמונה שעות שהייתי מקציב לעצמי. היחס יעילות הוא 87.5% יעילות מול 37.5% יעילות. הבדל מטורף נכון? בשאר הזמן, יכולתי לעשות מה שרציתי, כי ידעתי שאת העבודה שלי סיימתי. התחלתי לגבש הפסקות נוספות, מקלחות קרות, מדיטציה במהלך היום, קריאת ספר, ואז הקצבתי שלוש שעות של עבודה נוספות. בצורה הזו – העלתי משמעותית את יחס היעילות שלי בהדרגה עד שהגעתי למצב שאני מצליח בקלות לנצל את היחס לטובתי כל יום ומגיע ליותר מ 75% יעילות יומית. אנלוגיה טובה שמוכיחה שהשיטה עובדת היא, כשאתם לפני מבחן ויש לכם שלושה חודשים להתכונן אליו מול כשאתם לפני מבחן ויש לכם שבועיים להתכונן אליו. רובכם יסכימו איתי, שסביר להניח שאתם תשקיעו הרבה יותר זמן כל יום בשבועיים לפני המבחן מאשר במבחן שיש לכם עוד רבע שנה להתכונן אליו. אצל רובכם – המסירות שלכם, האנרגיות שלכם והריכוז שלכם יצליחו להחזיק  בצורה טובה יותר לתקופה קצרה, של שבועיים.

התקדמות ביעילות ובמקביל שמירה על יחס היעילות

בחודש הראשון שבו התחלתי לתעד באופן יומיומי, הצלחתי לשמר על יחסית יעילות של מעל 75% בכל יום. הגעתי למסקנה שבשבילי, אני מצליח לשמור על שש שעות עבודה נטו. כל זה בהתחשב שאני עדיין בשירותי הצבאי, למזלי העבודה שלי במערכת מועטה – כך שאני מתפנה לדברים שמקדמים צרכים אישיים מאוד מהר. החל מ 12:00 בצהריים עד 23:00 אני מציב לעצמי שש שעות עבודה פרודקטיביות, ושאר השעות הם: תחביבים, סגנון חיים, מקלחת, אוכל, קריאת ספרים ועוד.

הבנתי שכדי לעלות את האפקטיביות שלי ובאמת להגיע לשש שעות עבודה פרודקטיביות, אני חייב לעלות את שעות העבודה שאני מקציב לעצמי. כלומר, לאחר שהקצבתי לעצמי שלוש וחצי שעות עבודה שבהם אני מספיק שלוש שעות של עבודה, אני עובר לשעה-שעתיים לעשות דברים אחרים שמקדמים אותי ולא צורכים יותר מידי אנרגיה – אלא להפך, ממלאים את מאגרי האנרגיה שלי ואז מקציב שוב פעם שלוש וחצי שעות עבודה שמתוכם אני מסיים שלוש שעות עבודה פרודקטיביות. שמסתכמות בשש שעות עבודה פרודקטיביות מתוך שבע שעות שהקצבתי לעצמי. יחס יעילות של הפרודקטיביות שלי עומד על 85%.

אחרי שתיעדתם לאורך שבוע-שבועיים את מה שאתם עושים והגעתם ליחס יעילות גבוה, אינכם צריכים לתעד יותר בזמן הקרוב. כשאתם מרגישים שיחס היעילות שלכם מתחיל להדרדר, הגיע הזמן לקחת מחברת, שעון-יד ולתעד את כל מה שאתם עושים במהלך השבוע פעם נוספת. אני אישית בודק כל חודשיים-חודשיים וחצי במשך שבוע שאני באמת שומר על יחס היעילות שלי ומתקדם בצורה הטובה ביותר בשבילי בכל יום.
אילן אייזלמן
אילן אייזלמן
אילן אייזלמן
פייסבוק: Ilan Aizelman WS
בלוג: bebetteryou.net
אימייל: bebetteryou2015@gmail.com
מאמרים מאת אילן אייזלמן
מאמרים נוספים מהקטגוריה
עידו בר-נועם
מה ההבדל בין Being ל-Doing?
האיזון בין Being ל-Doing מאוד נוכח בחיי היום יום שלנו. אבל מה ההבדל בין שני המצבים האלה? האם טשטשנו את ההבדלים ביניהם עד שהגענו לנקודה שבה Doing זה בעצם Being?
נכתב ע"י עידו בר-נועם בקטגוריה אימון אישי בתאריך 07.04.16
עידו בר-נועם
3 רמות של הקשבה
"אנחנו שומעים עם האוזניים שלנו. אנחנו מקשיבים עם הרגשות". rnלשמוע זה לא אותו דבר כמו להקשיב. rnמה ההבדל בין לשמוע ולהקשיב? ומה ההבדל בין כל רמה של הקשבה?rnrn
נכתב ע"י עידו בר-נועם בקטגוריה אימון אישי בתאריך 02.05.16
מעוניינים ליצור קשר עם אילן אייזלמן? מלאו את הפרטים הבאים:
*
*
*